سیستم سازی چیست
سیستم سازی مجموعه کارهایی میباشند که برای ایجاد سیستم خودکار در کسب و کار انجام میشوند که شامل افراد ابزار و دستورالعمل است. معمولا این کارها نیاز به نظارت کمتر مدیریت دارند و در عین حال به خوبی پیش میروند. این تکنیک و علم به تمامی مدیران کمک میکند تا بتوانند با حضور کمتر در محل کسب و کار خود، شرایط کاری را به بهترین نحو ممکن اداره کنند. به طور کلی سیستم در کسب و کار یک مجموعه از عناصر، اسناد و عملکردهای هماهنگ و پیوسته است که در نهایت خروجی مشخصی را ایجاد خواهند کرد. به همین منظور در آکادمی امیرلطفی قصد داریم شما را با هر آنچه نیاز است در رابطه با سیستم سازی بدانید، آشنا کنیم.
چگونه سیستم سازی کنیم؟
سیستم سازی در کسب و کار مجموعهای از اسناد، ابزار و افرادی میباشند که در پیشبرد اهداف سازمان و سوددهی آن نقش بسیار موثری را ایفا میکنند. اجزای این سیستم شامل افراد (کارمندان، مدیران و سرمایهگذاران)، اسناد (ماموریت، مزایده و اهداف) و ابزارها (تجهیزات، سامانه ها، نرمافزار و … ) میشود. سیستم کسب و کار در نهایت به منظور بهبود عملکرد سازمان و بهینهسازی کارکرد آن مورد استفاده قرار میگیرد. به طور کلی داشتن سیستم در هر کسب و کاری موجب میشود تا عملکرد قویتر و حرفهایتری داشته باشد.
اهمیت سیستم سازی در کسب و کار
سیستم سازی در کسب و کار میتواند با فواید شگفتانگیزی همراه باشد. از مهمترین مزایای ایجاد سیستم در یک کسب و کار میتوان به موارد زیر اشاره داشت.
تمرکز بیشتر روی کارهای مدیریتی: یکی از ابتداییترین مزایای سیستم سازی در کسب و کار، تمرکز بیشتر مدیران روی کارهای مدیریتی است. معمولا در کسب و کارهایی که سیستم مشخصی وجود ندارد، مدیران به جای کارهای مدیریتی در حال انجام کارهایی هستند که یک کارمند خوب نیز میتواند آنها را انجام دهد. این کار موجب میشود تا زمان کافی برای بررسی پروژههای قدرتمند، طراحی استراتژی بازاریابی و فروش، هدفگذاری و … را نداشته باشد. در این صورت نمیتواند به موفقیت و محبوبیت بیشتر کسب و کار خود کمک کند.
نیاز به کنترل و نظارت کمتر:
با سیستم سازی در کسب و کار نیازی نیست که مدیر تمام وقت خود را صرف نظارت بر عملکرد سازمان کند. در صورتی که سیستم درست و اصولی در سازمان تعریف شود، تصمیمگیریها از قبل انجام شده و تمامی کارمندان برای دستیابی به هدفی مشخص و در یک راستا فعالیت مینمایند. این موضوع موجب میشود تا مدیران زمان آزاد بیشتری داشته باشند و بتوانند تعادل میان زندگی شغلی و شخصی خود را حفظ نمایند.
رشد سریعتر کسب و کار: از دیگر مزایای سیستم سازی در کسب و کار نیز میتوان به رشد سریعتر و موفقتر کسب و کار اشاره نمود. ایجاد سیستم باعث میشود مدیران بتوانند تمرکز خود را روی دریافت پروژههای بزرگتر و گسترش کسب و کار خود بگذارند. به همین دلیل میتوانند با کمک ساخت سیستم به رشد کسب و کار خود کمک کنند.
سیستم سازی چیست و دلایل عدم توجه به سیستم سازی در کسب و کار
با وجود نقش بسیار موثر سیستم سازی در کسب و کار، هنوز هم مدیران بسیار زیادی هستند که از اجرای سیستم در کسب و کار خود اجتناب مینمایند. از مهمترین دلایلی که موجب شده برخی از مدیران ساخت سیستم در کسب و کارشان را به تاخیر بیندازند، میتوان به موارد زیر اشاره نمود.
سیستم سازی چیست – ترس از تکنولوژی:
داشتن ترس نسبت به فناوریهای بهروز از دلایل عدم سیستم سازی در کسب و کار است. به طور مثال امروزه اپلیکیشنهایی طراحی شدهاند که با استفاده از آنها میتوان کارهای شرکت را لیست نمود و با توجه به آن مسئولیت هر کارمند را مشخص کرد. سپس به صورت خودکار برای کارمندان پیام ارسال نمود و مسئولیتهای آنان را یادآوری نمود. بسیاری از مدیران نسبت به پیشرفت تکنولوژی و استفاده از فناوریهای جدید ترس دارند و نمیتوانند آن را از بین ببرند.
سیستم سازی چیست – عدم اعتماد به دیگران:
یکی از بزرگترین دلایل خودداری از سیستم سازی تفکر اشتباه مدیران نسبت به عملکرد کارمندان است. بسیاری از این مدیران فکر میکنند هیچ فردی نمیتواند کارها را به خوبی خودشان انجام دهد. به همین دلیل از سپردن کارها به کارمندان خود اجتناب مینمایند. در صورتی که همین موضوع موجب محدودیت رشد کسب و کار آنها میشود.
سیستم سازی چیست – مشغله زیاد:
برخی از مدیران نیز به دلیل مشغله بسیار زیادی که دارند، وقت کافی برای رسیدگی به سیستم سازی و اجرای آن را ندارند. البته عدم وجود سیستم درست در کسب و کار میتواند دلیل اصلی وجود مشغله فراوان این مدیران باشد.
ایده آلگرا بودن:
ایدهآلگرایی نیز از دیگر دلایل اجتناب از سیستم سازی توسط مدیران است. این وسواس موجب میشود تا مدیران نتوانند به خوبی تمامی جوانب کار را مورد بررسی قرار دهند. بنابراین دائما کارهای خود را به تعویق میاندازند.
ساخت سیستم کارآمد و موفق در کسب و کار
اگر میخواهید برای سیستم سازی در کسب و کار خود اقدام نمایید، پیشنهادات زیر میتوانند به شما کمک کنند تا سیستم درست‌تر و اصولی‌تری را طراحی و اجرا نمایید.
سعی کنید هنگام مواجهه با کارهای متعدد، آنهایی که اهمیت و دقت کمتری نیاز دارند را به کارمندان خود بسپارید. در این صورت زمان کافی برای انجام کارهای مهم و حیاتیتر را خواهید داشت.
فراموش نکنید که در کسب و کار تنها 20 درصد از کارها حیاتی و مهم هستند. بنابراین بهتر است این 20 درصد را خودتان انجام دهید و 80 درصد باقیمانده را به کارمندان خوب خود بسپارید.
از دیگر پیشنهادات ساده و کاربردی در سیستم سازی تهیه لیست کارهای سازمان است. به عنوان یک مدیر موفق سعی کنید کارهای سازمان را به سه دسته تقسیمبندی نمایید. برخی از آنها قابل حذف شدن هستند، برخی دیگر را کارمندان میتوانند انجام دهند و دسته آن را نیز خودتان انجام دهید.
همچنین برای یک سیستم سازی موفق بهتر است کارمندان دورکار نیز استخدام نمایید. برای انجام بسیاری از کارهای سازمان نیازی به حضور دائم کارمندان در محل کار نیست. بنابراین میتوانید این کارها را به صورت دورکار به افراد متخصص بسپارید.
از دیگر پیشنهادات سیستم سازی ارتباط با کارمندان از طریق ایمیل است. اگر نیاز است برخی از کارمندان در انتهای روز گزارش کارهای خود را به شما برسانند، بهتر است از طریق ایمیل این کار را انجام دهند. بنابراین یک ایمیل طراحی کنید و از طریق آن گزارش تمامی کارهای کارمندان را دریافت نمایید.
دستورالعملهای مشخص و ثابتی را برای شرکت خود طراحی کنید. در این صورت تمامی کارمندان کارهای خود را مطابق با این دستورالعملها پیش خواهند برد. بنابراین نیازی به نظارت بیش از اندازه روی کار کارمندان خود نخواهید داشت.
دیدگاهتان را بنویسید